La sinergia tra professionisti della stessa azienda è fondamentale, soprattutto se si lavora in team per un medesimo progetto e per raggiungere obiettivi comuni.
Condividere gli impegni con i colleghi, infatti, può essere un modo per stimolare il proprio lavoro, se ben organizzato e usando il giusto metodo di comunicazione.
In questo scenario, esistono tantissime app e software per condividere l’agenda, programmare gli impegni, gestire il calendario delle riunioni online e in presenza o schedulare gli obiettivi a breve o a lungo termine.
Questi strumenti non solo facilitano la sincronizzazione delle attività, ma consentono anche di mantenere una visione chiara delle tappe progettuali.
Tuttavia, la condivisione non si limita solamente agli impegni; essa abbraccia anche la condivisione di file e la strutturazione dei rapporti interpersonali all’interno del team, entrambi fondamentali per il successo delle iniziative collaborative.
In quest’ottica, emerge la domanda cruciale: come condividere il calendario con i colleghi? E ancora, come migliorare la collaborazione tra colleghi e come deve essere un buon collega per condividere progetti a lungo termine?
Scopriamolo in questo nuovo articolo dedicato allo Smart Working di Elle di Ufficio, con qualche consiglio sull’organizzazione di tempo e lavoro in gruppo e come creare un teamwork vincente!
Come condividere calendario con colleghi, 3 APP da non perdere
La routine d’ufficio richiede un’organizzazione ben precisa per non lasciarsi scappare nessun appuntamento.
Soprattutto se si lavora da remoto, infatti, bisogna avere un calendario condiviso che possa ricordare gli impegni e notificare cambi di programma od ordine del giorno.
In molti si chiedono come visualizzare il calendario di un collega, per assegnargli nuovi task o verificare la sua disponibilità lavorativa, oppure come sincronizzare i calendari di due persone o più componenti del team.
Uno strumento molto valido e gratuito, che permette di organizzare al meglio gli appuntamenti e gestire le call, è Google Calendar.
Condividere il calendario di Google, infatti, permette di visualizzare gli impegni di tutti i componenti con cui è condiviso, segnare appuntamenti, programmare le call da remoto con google meet e semplificare, così, la vita di chi è in smartworking.
Inoltre, segnando un appuntamento su Google Calendar, è possibile inviare una mail di notifica con link alla call a tutti i partecipanti inseriti in quell’evento. Comodo, vero?
Altra app valida ed estremamente flessibile è TeamUp. Con questa applicazione puoi gestire gli impegni del team, assegnando colori diversi alle attività e vedere in tempo reale le modifiche apportate dai collaboratori. Inoltre, non è strettamente necessario che chi lavora con te abbia un account, basterà una semplice condivisione del link per renderlo partecipe degli impegni aziendali.
Dalla grafica user friendly, anche questa soluzione può aiutare nel condividere gli impegni con i colleghi.
Infine, Trello. In un unico software potrai gestire sia il calendario del team che i task assegnati, con comodità e versatilità. Ci sono aree per assegnare i vari impegni e dove lasciare commenti sul work in progress.
Calendario condiviso app e piattaforme di condivisione
Quando si parla di condivisione del lavoro, non si può non pensare anche alla condivisione di file tra colleghi sia tramite pc che smartphone. A tal proposito, esistono diversi software dedicati alla gestione del lavoro che consentono anche di scambiarsi file fra colleghi.
Oggigiorno, la collaborazione fra colleghi è fondamentale e l’efficace condivisione delle risorse di lavoro è diventata un pilastro delle dinamiche aziendali.
Un aspetto cruciale di tale condivisione viene rappresentato dal calendario condiviso e dalle app specializzate, che non solo semplificazione ma ottimizzano di gran lunga la gestione delle attività lavorative.
Oltre alla possibilità di sincronizzare gli impegni su diverse piattaforme, i calendari condivisi consentono a team e individui di coordinarsi in modo sinergico, evitando sovrapposizioni e conflitti di programmazione.
La convergenza di tali soluzioni con le piattaforme di condivisione file è altrettanto rilevante, poiché offre la comodità di allegare e consultare documenti direttamente dalle interfacce di calendario, garantendo un accesso immediato alle informazioni necessarie per svolgere le attività. Questa sinergia tra calendari e condivisione di file rappresenta un passo avanti verso una produttività agevolata e una comunicazione più fluida, consentendo ai team di concentrarsi sull’obiettivo comune senza le interferenze logistiche del passato.
Tra i vari software non ancora menzionati, che consentono di condividere file e lavorare in maniera più fluida, vi sono:
- Asana;
- Basecamp;
- Slcak
Come per ogni cosa, prima di scegliere è bene informarsi su:
- sistema di backup;
- tipologia di file che si possono condividere;
- quanti utenti possono accedere e utilizzare il servizio;
- privacy a file e condivisione calendario impegni.
Come migliorare la collaborazione tra colleghi?
Dopo aver scoperto le app che possano agevolare l’organizzazione degli appuntamenti e condividere gli impegni tra colleghi e i software che agevolano la condivisione di file, passiamo a un punto focale che possa portare a un buon teamwork: il rapporto tra i professionisti.
Fare team, all’interno di un’azienda, porterà ad avere dei collaboratori più produttivi e che perseguono gli obiettivi in maniera performante.
Per far ciò, è essenziale che si trovino i giusti canali di comunicazione tra colleghi. Se sei il leader di un’azienda o l’owner di un progetto, stimolare gli altri lavoratori a fare gruppo ti permetterà di rendere la mansione in azienda più facile e fluida da gestire.
Un buon team building parte dal creare momenti di incontro e conoscenza. Lavorare in smart working, infatti, può rendere le comunicazioni fredde e spesso fraintendibili.
Controllare che i task siano a buon punto tramite le app di gestione, leggere i commenti alle attività e stare ben attenti al mood generale del gruppo può servire a correggere il tiro ove il team ha carenze.
Ancora, perdere qualche minuto prima e dopo le riunioni da remoto per costruire un confronto, anche umano, può essere un’altra ottima strategia di team building.
Organizzare eventi aziendali, cene o attività all’aperto, in cui anche i membri più distanti dalla sede principale possano incontrarsi dal vivo è fondamentale.
Come trattare i colleghi o come deve essere un buon collega quasi sempre hanno le stesse risposte, ovvero rispettando gli spazi e il lavoro altrui. Comunicazione e volontà collaborativa metteranno di buon umore i membri del team e renderanno le ore di lavoro più veloci e semplici da affrontare.
Dopo aver scoperto come condividere gli impegni con i colleghi e creare un buon team building, vi diamo qualche ultimo consiglio per la collaborazione tra colleghi.
Cosa non dire ai colleghi di lavoro
Avendo posto la cortesia e la gentilezza come principi fondamentali per comunicare con i propri membri del team, sicuramente filtrare i propri pensieri in ambito lavorativo è basilare.
Creare inutili discussioni o incomprensioni, infatti, può ledere il lavoro del gruppo, non portando altro che negatività e malumore.
Se pensi, ad esempio, che un tuo collega non abbia svolto in maniera corretta alcune mansioni, dirgli che il suo lavoro è pessimo non migliorerà la situazione. Al tuo fianco potresti avere una persona emotiva, che potrebbe crearsi dei blocchi o avere ansia di prestazione dopo critiche negative.
Renditi collaborativo e propositivo, in tal modo il team migliorerà, come anche il lavoro del tuo collega.
Ancora, se una scadenza non è stata rispettata, non porti come un giudice che accusa il condannato, ma indaga sulle difficoltà del tuo collega. In tal modo potrai aiutarlo a correggere il tiro sulla puntualità ed evitare rogne con gli owner del progetto.
Il resto lo lasciamo al buon senso e all’educazione, consigliando di trattare il proprio vicino come si vorrebbe che gli altri trattassero noi stessi, anche quando commettiamo errori.
Come promuovere una collaborazione efficace attraverso la condivisione di file e impegni: le soluzioni di Elle di Ufficio
All’interno di una azienda, la comunicazione e la collaborazione di un team sono alla base del successo.
La possibilità di utilizzare un calendario condiviso app e piattaforme di condivisione dei file costituisce un potente motore per stimolare il progresso collettivo grazie anche ad un metodo di comunicazione efficace.
Come abbiamo visto vi sono numerose applicazioni e software utili alla condivisione dei calendari e dei file per stimolare il team work.
Noi di Elle di Ufficio, abbracciamo il cambiamento e offriamo servizi che aiutino i team in azienda a collaborare al meglio.
È importante che le aziende abbandonino il paradigma del lavoro assegnato e che passino a modelli decisamente più smart che si basano sui principi di condivisione, comunicazione e lavoro di squadra.
Per farlo, la nostra azienda offre diversi servizi atti a migliorare l’intera gestione e condivisione di comunicazioni e servizi, come:
- File storage: utile per la conservazione, collaborazione e condivisione di file all’interno del team work. Offre la possibilità di accedere alla piattaforma in qualunque luogo in contemporanea in modo sicuro e veloce.
- Calendar: come abbiamo già anticipato condividere calendario di google gli impegni fra colleghi è fondamentale per gestire in maniera efficace il groupware.
- Meeting e videoconferenze: il team work moderno necessita di soluzioni per riunioni virtuali, affidabili e su diverse piattaforme. Condividere presentazioni e desktop durante le riunioni rende il lavoro di gruppo più efficiente, riducendo costi e tempi di spostamento. Le aziende hanno bisogno di uno strumento unificato per le riunioni, che permetta anche la partecipazione di utenti esterni e l’organizzazione di eventi online.
- Softphone Mobile: Il telefono fisico sta diventando obsoleto a favore della mobilità lavorativa. L’uso di un’applicazione software per laptop è essenziale. Questo strumento permette di gestire le chiamate in modo efficiente, mantenendo la numerazione abituale e integrandosi con i servizi aziendali. Per chi è sempre in movimento, è fondamentale avere un Softphone Mobile sul proprio smartphone, che offre anche la funzione di videocall.
Sei pronto ad offrire al tuo team la strategia adatta a condividere gli impegni con i colleghi?
Contattaci o vieni a trovarci nella nostra sede a Buccinasco, in provincia di Milano.