Molto spesso, le aziende e la pubblica amministrazione decidono di far lavorare in smart working i dipendenti ma commettono un errore molto grave, lasciandoli allo sbaraglio.
Ciò significa non dare alcuna indicazione o strumenti idonei per poter organizzare le proprie giornate a lavorare da casa. A questo tipo di errore, ovviamente, si può rimediare in modo semplice seguendo delle precise linee guida e utilizzando gli strumenti idonei.
Da qualche anno, ormai, lavorare in smart working è una cultura che si sta diffondendo sempre di più e in maniera rapida. Nei prossimi anni, poi, è prevista un’ulteriore crescita di questa modalità di lavoro a distanza. Quindi, se ti stai chiedendo cosa serve per lo smart working e cosa fare affinché le risorse lavorino in modo efficace e senza stress, in questo articolo ti daremo alcuni suggerimenti che ogni azienda e pubblica amministrazione potrà utilizzare internamente, così da dare ai dipendenti un aiuto e un supporto per il lavoro a distanza.
Sommario:
Cosa serve per lo smart working? Consigli e suggerimenti
Lavorare in smart working e lavoro da remoto: le differenze
Lo smart working e la sicurezza informatica
Lavorare in smart working e lavoro da remoto: le differenze
Prima di passare nel concreto ai consigli e ai suggerimenti che riguardano il lavoro a distanza, è giusto definire con attenzione la differenza che intercorre tra lavorare in smart working e lavoro da remoto.
Questi due termini sono stati utilizzati molto spesso negli ultimi due anni, a volte come sinonimi anche se in realtà tra queste due attività lavorative esistono delle differenze sostanziali.
Il lavoro da remoto, infatti, viene considerato il predecessore dello smart working che noi tutti oggi conosciamo. Si tratta di una modalità che implica il lavoro in un luogo definito e stabile che non è l’ufficio. Inoltre, in questo caso è previsto un orario ben preciso e definito. Riassumendo, possiamo definire il lavoro da remoto come l’eseguire il proprio mestiere da qualsiasi postazione anziché dai classici luoghi di lavoro come, ad esempio, un ufficio.
In questi casi, ciò che serve al lavoratore sono, essenzialmente, un PC e una connessione alla rete veloce e stabile.
Riprendendo la definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo smart working in Italia o lavoro agile, invece, è considerato una tipologia di rapporto di lavoro subordinato che si caratterizza per l’assenza di orari definiti o di vincoli spaziali. Nel caso di questa modalità di lavoro, infatti, lo smart worker organizza la propria attività seguendo delle fasi, dei cicli e degli obiettivi che vengono stabiliti tramite un accordo tra datore di lavoro e dipendente.
Il lavoro agile, quindi, consente una migliore organizzazione tra i tempi di vita e gli orari di lavoro, favorendo una crescita della produttività.
Le caratteristiche principali dello smart working sono, dunque, flessibilità organizzativa e volontarietà delle parti. Queste ultime, infatti, sottoscrivono un accordo individuale che riguarda anche il tipo di strumenti che permettono di lavorare autonomamente come, ad esempio, PC o dispositivi mobile.
Fatta questa doverosa premessa, vediamo nello specifico per lo smart working cosa serve.
Smart working: cosa serve
Come ben saprai, negli ultimi anni stiamo vivendo un avanzato processo di digital transformation che coinvolge sia le imprese che la pubblica amministrazione. Questo ha dato la possibilità a molti lavoratori di poter svolgere le proprie attività lavorative direttamente da casa.
Tale condizione, però, ha obbligato gli smart worker a dotarsi di tutti gli strumenti utili per poter lavorare al meglio e per portare a termine gli obiettivi professionali.
Dunque vediamo nello specifico cosa serve per lo smart working:
- Connessione a internet: Uno degli elementi imprescindibili per poter lavorare in smart working è una connessione a internet stabile e veloce. Questo strumento è ancora più importante quando è necessario organizzare delle videoconferenze o quando si ha la necessità di scaricare un alto volume di dati.
- Un computer performante: Sebbene al giorno d’oggi sia possibile, per uno smart worker, lavorare anche dai moderni dispositivi mobile, ovvero tablet e smartphone, il computer rimane sempre il miglior supporto per lavorare da casa. A tal proposito, il supporto più gradito è il modello portatile.
- Strumenti di collaborazione: I lavoratori agili non possono fare a meno di specifiche suite di collaborazione, ovvero delle vere e proprie soluzioni tecnologiche che favoriscono l’interazione e la condivisione di dati tramite sistemi gestionali molto efficienti e avanzati. Questi strumenti permettono una migliore organizzazione dei documenti e dei meeting.
- Spazio di lavoro: Lo smart worker dovrebbe lavorare all’interno di uno spazio di lavoro abbastanza grande e con aree utili per poter operare in pieno comfort e tranquillità. Di solito, sono necessari almeno 8 o 10 metri quadrati. In più, è fondamentale separare lo spazio di lavoro da quello della vita privata. In questo caso, se possibile, si dovrebbe optare per una stanza pensata appositamente per lavorare da casa. Se non si ha a disposizione uno studio separato, è possibile rimediare utilizzando separatori, scaffali o piante per delimitare lo spazio di lavoro.
- Postazione ergonomica: Uno di quelli aspetti da non trascurare è l’ergonomicità della postazione dello smart worker. Lavorare da casa in condizioni ottimali garantisce, quindi, la salute sia dal punto di vista fisico che mentale. Uno degli aspetti più importanti da attenzionare è la corretta regolazione della posizione della seduta. La parte superiore e inferiore di braccia e gambe devono formare un angolo di 90°. Il monitor, poi, deve essere distante almeno mezzo metro.
Infine, particolare attenzione merita anche l’illuminazione. È preferibile utilizzare, finché sfruttabile, quella naturale. Nelle ore buie o in mancanza di finestre è buona norma progettare un’illuminazione mirata per lo spazio di lavoro.
Lo smart working e la sicurezza informatica
Dopo aver visto cosa serve per lo smart working è opportuno specificare che lavorare in smart working significa anche avere la giusta garanzia di sicurezza informatica. È bene che tu sappia quanto sia importante garantire a chi lavora da casa gli strumenti migliori per poter ottenere un alto livello di protezione dei dati.
Uno dei sistemi più utili per poter ottenere questa garanzia è l’utilizzo di una connessione VPN (Virtual Private Network, Rete Virtuale Privata) che consente di poter creare un percorso protetto da crittografia tra la propria postazione e il sito o servizio che si utilizza in rete.
Cosa ti garantisce questo sistema? In poche parole, anche se qualcuno volesse intercettare i dati non potrebbe riuscire a sottrarre informazioni utili in quanto la comunicazione è anonima.
Inoltre, molti servizi attuali di VPN consentono agli smart worker di sfruttare anche altre funzionalità aggiuntive come il blocco di siti malevoli o la scelta del Paese dal quale risultare collegati.
Sono tanti i fornitori di servizi VPN che possono contribuire ad accrescere la sicurezza informatica durante lo smart working. Le VPN, poi, sono completamente compatibili con tutti i tuoi dispositivi.