Come organizzare meeting aziendali di successo: le regole base

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Il mondo del lavoro è in costante evoluzione, ora più che mai sotto la spinta irrefrenabile dello Smart Working.

In un simile contesto in continuo divenire risulta più che normale il fatto che la gestione del personale nelle grandi aziende, così come nelle piccole e medie imprese, comporti una serie di importanti attività.

Tra le più comuni rientra la necessità di organizzare meeting aziendali. Questo genere di eventi, tra l’altro, non riguarda in prima persona esclusivamente i lavoratori e i collaboratori di un’impresa.

I meeting aziendali sono anche essenziali piattaforme di incontro, fisico o virtuale che sia, con azionisti, clienti acquisiti o potenzialmente acquisibili.

Ne consegue che quando ci si trova ad affrontare il delicato compito di mettere in piedi delle riunioni di lavoro nulla può essere lasciato al caso.

L’importanza strategica di questo genere di appuntamenti professionali, del resto, è enorme.

Nei prossimi paragrafi intendiamo perciò fornirti dei suggerimenti pratici su come organizzare meeting aziendali nel migliore dei modi così da sfruttarne appieno le potenzialità.

Sommario:

Come organizzare meeting aziendali di successo: le regole base

Cos’è un Meeting aziendale?

Tipologie di riunioni di lavoro

·        Team Building per la formazione dei lavoratori

·        Riunioni di lavoro interne

·        Riunioni di lavoro con clienti e azionisti

Come e cosa serve per organizzare meeting aziendali: il budget plan

Strumenti per organizzare meeting aziendali da remoto e on site: dove trovarli


Cos’è un Meeting aziendale?

Partiamo dalle basi e facciamo un passo indietro rispondendo alla domanda: che cos’è un meeting aziendale?

Di fatto, la parola meeting significa “incontro”, dunque si può parlare di meeting anche quando vi sono riunioni aziendali composte da sole due persone.

Ovviamente un meeting aziendale non è un’occasione di incontro casuale, anzi. Un meeting aziendale rappresenta un momento strategico in cui i membri di un’organizzazione si riuniscono per discutere, pianificare, prendere decisioni e condividere informazioni rilevanti. È un’occasione formale in cui si mettono in comune idee, si valutano le performance passate e si delineano strategie future. Ma andiamo oltre la definizione di base e approfondiamo alcuni aspetti chiave di un meeting aziendale.

  • Scopo e Obiettivi: un meeting aziendale deve avere uno scopo ben definito e obiettivi chiari. Questi possono includere la discussione di nuovi progetti, l’analisi di dati finanziari, la risoluzione di problemi operativi o la pianificazione di strategie a lungo termine. Questi obiettivi dovrebbero essere comunicati in anticipo ai partecipanti per garantire una partecipazione informata.
  • Struttura e Agenda: una pianificazione ben strutturata è essenziale per il successo di un meeting. Un’agenda dettagliata aiuta a mantenere la riunione focalizzata sugli argomenti chiave, evitando dispersioni e perdite di tempo. Ogni punto dell’agenda dovrebbe essere affrontato in modo efficiente, garantendo che tutti i partecipanti abbiano l’opportunità di contribuire.
  • Partecipanti e Ruoli: la selezione dei partecipanti è cruciale. Ogni persona coinvolta dovrebbe avere un ruolo chiaro e specifico nella riunione. Questo non solo massimizza l’utilizzo del tempo, ma assicura che chi è presente sia veramente necessario per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
  • Comunicazione efficace: la chiave di un meeting aziendale di successo è la comunicazione efficace. Tutti i partecipanti dovrebbero sentirsi liberi di esprimere le proprie opinioni e idee. Inoltre, è importante utilizzare un linguaggio chiaro e evitare ambiguità. L’uso di visivi, se necessario, può anche migliorare la comprensione dei concetti presentati.
  • Pianificazione delle azioni successive: ogni meeting dovrebbe concludersi con una chiara comprensione delle azioni successive. Queste azioni dovrebbero essere assegnate a individui specifici, con scadenze ben definite. Questo garantisce che le decisioni prese durante il meeting si traducano in azioni concrete e risultati tangibili.

Valutazione e miglioramento continuo: dopo il meeting, è importante valutare l’efficacia della riunione stessa. Ciò può essere fatto attraverso feedback, analisi delle performance o altre metriche rilevanti. Questa fase di valutazione aiuta a identificare aree di miglioramento per i futuri meeting


Tipologie di riunioni di lavoro

Una volta analizzato che cos’è un meeting aziendale e suoi aspetti in generale, iniziamo dall’ABC ovvero dalle motivazioni che possono celarsi nella necessità di realizzare delle riunioni di lavoro.

Come abbiamo accennato in precedenza, gli obiettivi che ti prefiggi di raggiungere sono infatti fondamentali per capire come indirizzare l’incontro, così da creare un contesto positivo e pienamente fruttuoso.

Le ragioni principali che possono spingere a organizzare dei meeting aziendali sono in linea di massima le seguenti:

  • effettuare attività di formazione dei lavoratori;
  • ottimizzare la gestione del personale nelle grandi aziende ma anche nelle piccole e medie imprese;
  • pianificare la crescita aziendale;
  • incontrare clienti e azionisti.

· Team Building per la formazione dei lavoratori

La formazione continua dei vari lavoratori coinvolti in un’impresa è uno dei punti salienti per favorire il successo della stessa.

Molte riunioni di lavoro nascono per l’appunto per fronteggiare questa necessità.

Entra allora in gioco il Team Building, una vera e propria attività formativa che mira a creare sinergie tra i lavoratori, accrescendone lo spirito di collaborazione e favorendo la creazione di una vera e propria squadra.

Ma quali sono i contesti più opportuni in cui diviene necessario organizzare un Team Building aziendale?

Le occasioni per mettere in piedi riunioni di lavoro finalizzate a una simile attività formativa possono essere molteplici. Ad esempio:

  • in un momento delicato per l’impresa, come in un periodo di crisi o quando l’azienda è in procinto di realizzare una fusione;
  • in occasione del lancio di un nuovo prodotto;
  • in una ricorrenza particolare.

Con l’affermarsi dello Smart Working, il Team Building viene sempre più spesso svolto anche da remoto.

Per le imprese risulta perciò essenziale dotarsi di soluzioni informatiche adeguate per rendere possibile l’interazione tra i vari membri del gruppo che partecipano all’attività formativa.

Le attuali tecnologie offrono validi strumenti multi-piattaforma che permettono di realizzare videoconferenze ma anche di condividere con tutti i partecipanti da remoto presentazioni e file di vario tipo, facilitando così il lavoro di gruppo.

· Riunioni di lavoro interne

Le riunioni di lavoro interne sono il contesto perfetto per permettere ai vari collaboratori di una impresa di confrontarsi, esprimendo le proprie eventuali difficoltà, scambiando idee con i colleghi e ottenendo anche risposte efficaci da parte dell’intera realtà operativa.

Altri punti fondamentali che si possono affrontare sono la gestione dei processi organizzativi e dei metodi di lavoro utilizzati.

I meeting interni sono quindi il momento ideale per ottimizzare la gestione del personale nelle grandi aziende oltre che nelle piccole e medie imprese. Ma non solo.

Le riunioni di lavoro interne rappresentano la classica sede di incontro per pianificare le fasi di forte crescita.

Quando un’azienda è in espansione, si manifesta infatti l’esigenza di dover condividere progetti e iniziative tra tutti i soci e i dirigenti dei vari settori.

Meeting di questo genere aiutano a far emergere idee e possibili problematiche non tenute precedentemente in considerazione.

· Riunioni di lavoro con clienti e azionisti

Quella con i clienti e gli azionisti, è la riunione di lavoro per eccellenza, certamente tra le più delicate. In questo tipo di meeting aziendali ogni dettaglio va curato in maniera ottimale, anche nei casi in cui l’incontro avvenga in modalità online.

Sono proprio i meeting da remoto, tra l’altro, a risultare di più difficile gestione, perché comportano la compresenza di diverse persone che si collegano da punti fisicamente distanti tra loro.

Le imprese che intraprendono riunioni di lavoro online con i propri clienti e azionisti devono per forza di cose equipaggiarsi con la giusta dotazione tecnologica, a partire da strumenti in grado di condividere informazioni e materiali, oltre che di tenere traccia dei punti trattati.

In assenza di tecnologie efficienti si corre del resto il rischio di perdere elementi essenziali emersi durante l’incontro, aspetti che possono contribuire a fare la differenza, soprattutto nei casi in cui ci si trova a prendere decisioni davvero importanti per l’azienda. 

Ma cosa serve per organizzare un meeting?

Come e cosa serve per organizzare meeting aziendali: il budget plan

Come avrai ben capito la tecnologia è uno strumento potente oltre che indispensabile per poter organizzare dei meeting aziendali di successo, a prescindere dalla motivazione alla base di ciascun incontro.

Tanto per le grandi realtà quanto per le piccole e medie imprese, i mezzi digitali e informatici costituiscono la base da cui partire sia nel caso di riunioni di lavoro svolte in presenza sia nella sempre più frequente forma di meeting da remoto.

Una volta che ti sei dotato delle migliori tecnologie disponibili per gli incontri professionali, devi tenere in considerazione altri aspetti importanti, se miri a organizzare dei meeting aziendali efficaci e in linea con l’obiettivo che ti sei proposto di raggiungere.

Uno dei punti fondamentali su cui devi porre attenzione è il budget plan, elemento che rientra nella fase iniziale della pianificazione.

Il budget plan varia ovviamente a seconda del tipo di evento che ti trovi a mettere in piedi. Al suo interno devi includere tre voci fondamentali:

  • la logistica, comprese le eventuali spese di trasferta;
  • i costi della location, nel caso in cui la riunione avvenga in uno spazio esterno all’impresa;
  • la possibile attrezzatura esterna.

Quando si organizzano riunioni di lavoro destinate al Team Building, la scelta della location è molto importante. Se il fine ultimo del meeting è quello di rafforzare lo spirito di squadra, optare per un ambiente accogliente è la soluzione più idonea.

Potresti puntare su uno spazio che aiuti a socializzare nel migliore dei modi, magari a contatto con la natura. Un agriturismo può essere ad esempio una scelta ottimale, trattandosi di una location tranquilla e capace di offrire eccellenti possibilità di relax.

Se stai pensando a come organizzare meeting aziendali più formali, aperti alla partecipazione di clienti o di azionisti, puoi invece propendere per degli Hotel a 4 o a 5 Stelle, dotati tanto dell’elemento comfort quanto di uno staff altamente professionale, idoneo a soddisfare qualsiasi esigenza.

Uno spazio come l’Hotel, tra l’altro, offre il vantaggio di essere un’unica soluzione che permette contemporaneamente sia organizzare i meeting aziendali sia di far pernottare i vari partecipanti, quando necessario.

Strumenti per organizzare meeting aziendali da remoto e on site: dove trovarli

La trasformazione del modo di lavorare è stata guidata da una serie di fattori, tra cui l’accessibilità delle tecnologie e il riconoscimento normativo dello Smart Working.

Questi cambiamenti hanno richiesto un adeguamento tecnologico, con un focus particolare sulla delocalizzazione dei lavoratori e sull’aumento della produttività del team attraverso strumenti avanzati e accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo.

L’abbandono del concetto di posto di lavoro assegnato a favore di modelli più Smart, basato su spazi condivisi e allocabili al bisogno, è diventato la norma.

La gestione efficiente comunicazioni e riunioni delocalizzate sono diventate essenziali per garantire una collaborazione senza soluzione di continuità e un’ottimizzazione dei tempi e dei costi.

L’utilizzo di tecnologie per la facilitazione di riunioni virtuali multi-piattaforma sono diventati pilastri fondamentali per un’attività azienda moderna e dinamica.

In questo scenario, la necessità di connessione costante e la flessibilità nell’adattarsi a nuove modalità di lavoro rimangono cruciali.

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