Produttività e smart working – come massimizzare le performance lavorative da remoto?
Il termine smart working è sempre più inflazionato negli ultimi anni, l’evoluzione tecnologica delle piattaforme di comunicazione digitale ha dato modo, a chi ne avesse bisogno, di lavorare anche lontano dalle sedi principali.
Sebbene molte aziende abbiamo implementato sistemi per lavorare da casa, non tutte seguono una pianificazione ottimale che migliori la produttività in smart working. Riuscire a gestire bene la propria azienda e tutta l’infrastruttura digitale incrementa notevolmente le attività produttive da casa in remoto. Nelle prossime righe analizzeremo meglio questo tema e i cambiamenti a cui attenersi per ottimizzare le attività lavorative in remoto.
Esamineremo le migliori pratiche e le strategie per sfruttare al meglio le potenzialità dello smart working, per trasformare questa modalità di lavoro in un vero e proprio motore di crescita per l’azienda.
Esploreremo in dettaglio quale rapporto intercorre tra lo smart working e le performance lavorative. In particolare, ci concentreremo su quali strategie adottare per comprendere come essere produttivi nel contesto dello smart working.
Addentriamoci nella tematica.
Sommario:
Produttività e smart working! un cambiamento nel modo di lavorare
Perché lo smart working aumenta la produttività?
Come essere produttivi in modalità smart working?
L’importanza delle attrezzature
La comunicazione con il team: lavoro da remoto
Produttività: smart working e tempo a disposizione
Organizzazione del lavoro: le pause e le attività
Pianificazione del lavoro: aumenta la produttività
L’iter quotidiano: le buone abitudini
Servizi performanti: Elle di Ufficio
Perché lo smart working aumenta la produttività?
La modalità di lavoro agile permette ai dipendenti la libertà di organizzare il proprio ambiente di lavoro in base alle proprie esigenze, eliminando la necessità di spostamenti pendolari e riducendo le distrazioni tipiche dell’ufficio.
Questa tipologia di organizzazione si traduce in una maggiore concentrazione e in un miglior bilanciamento tra vita privata e professionale. Inoltre, lavorare in un ambiente familiare e confortevole può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, promuovendo così un atteggiamento positivo verso il lavoro e un aumento dell’engagement.
Come essere produttivi in modalità smart working?
Per essere produttivi in modalità smart working, è fondamentale:
- stabilire routine e orari di lavoro coerenti,
- definire obiettivi chiari e misurabili per mantenere la concentrazione,
- utilizzare strumenti digitali per la gestione del tempo e delle attività,
- collaborare efficacemente con i colleghi pianificando comunicazioni regolari con il team,
- delineare uno spazio di lavoro specifico per migliorare la concentrazione.
Ma entriamo nel dettaglio della questione ed esaminiamo come essere produttivi in modalità smart working.
L’importanza delle attrezzature
Per migliorare in modo significativo la produttività nello smart working è indispensabile ricreare spazi di lavoro funzionali. La realizzazione di un’area dedicata, proprio come un ufficio aziendale, consente di focalizzare l’attenzione sulle mansioni da svolgere, eliminando qualsiasi interazione superflua.
Il lavoro a distanza è ormai una condizione quasi necessaria, ma distaccarsi troppo dal contesto lavorativo reale è sicuramente deleterio. Affinché si possa ricreare un ambiente ideale è opportuno munirsi di attrezzature adeguate, come sedie ergonomiche e hardware sufficiente per l’utilizzo dei software aziendali direttamente da casa.
Nel caso in cui vi fossero delle problematiche legate alla propria piattaforma hardware, una soluzione di virtualizzazione desktop e client può essere di grande aiuto. Le aziende moderne si affidano a servizi di virtualizzazione per consentire ai propri dipendenti di lavorare ovunque desiderino, senza necessariamente possedere una macchina fisica performante.
La comunicazione con il team: lavoro da remoto
Altro aspetto da considerare per incrementare la produttività utilizzando lo smart working è la comunicazione con il team. La mancanza di dialogo face to face nelle aree dedicate in azienda potrebbe indurre i dipendenti a un approccio meno diretto della risoluzione delle problematiche progettuali.
Grazie a software dedicati è possibile organizzare dei meeting digitali, in cui la squadra di lavoro può esprimere le proprie perplessità sul progetto e migliorare le interazioni comuni.
In questi casi è indispensabile affidarsi alla piattaforma digitale più consona per le proprie necessità, non tutte dispongono di software attrezzati per un numero infinito di comunicazioni, ed è opportuno valutarne le potenzialità per adattarle alle proprie.
Il lavoro in remoto necessita di una comunicazione efficiente, legata principalmente alle videoconferenze e allo scambio di informazioni tramite il server principale, allestire un’infrastruttura eccellente consente di ridurre al minimo i tempi di interazione, garantendo alle risorse umane di continuare a lavorare senza dubbi annessi.
Produttività: smart working e tempo a disposizione
Non vi è alcun dubbio sul fatto che lavorare in smart working garantisca una flessibilità delle fasce orarie quasi sorprendente. L’utilizzo di una piattaforma aziendale comune consente ai client di accedere quando desiderano, provvedendo alle proprie mansioni lavorative.
In questa condizione la parola produttività sembra essere imprescindibile, poiché si annullano i tempi di trasporto da un luogo all’altro e soprattutto si possono evitare contrattempi legati a condizioni terze.
Sebbene sia molto più semplice lavorare da casa, è indispensabile pianificare degli orari comuni in cui svolgere le mansioni aziendali. L’utilizzo sempre più diffuso di rilevazioni delle presenze consente all’azienda di controllare le ore effettive di lavoro che ogni dipendente sta eseguendo.
Una delle problematiche più ricorrenti di un lavoro in smart working è proprio la gestione della produttività dei dipendenti, questa controllabile sfruttando al meglio i software dedicati e una piattaforma condivisa su cui eseguire gli accessi e le interazioni principali.
Organizzazione del lavoro: le pause e le attività
Fattore su cui bisogna porre particolare attenzione per la produttività in smart working è l’organizzazione delle pause e delle attività. La gestione di tutti i momenti di pausa è molto importante per ristabilire l’equilibrio psicologico e fisico dei propri dipendenti.
In molti casi si sottovaluta il bisogno di disconnettersi dal lavoro, ma può essere un trampolino di lancio per incrementare la produttività. Sempre più aziende consigliano ai loro dipendenti di effettuare una pausa di 10-15 minuti ogni due ore, allontanandosi dalla postazione lavorativa.
La programmazione delle pause in agenda è indispensabile per consentire ai dipendenti di offrire le massime prestazioni nel corso del tempo.
Uno stress mentale e fisico eccessivo incide negativamente sui dipendenti, rendendoli di fatto meno produttivi e funzionali al progetto aziendale.
Ogni dipendente però ha tempi differenti di recupero, bisogna quindi fare attenzione anche alle esigenze degli stessi per pianificare la strategia più opportuna dei loro momenti di pausa.
Pianificazione del lavoro: aumenta la produttività
Eliminare completamente tutte le distrazioni mentre si è in smart working è difficile, il contesto casalingo è in molti casi sinonimo di disattenzione. Affinché si possa avere una gestione ottimale del proprio lavoro da casa diventa essenziale pianificarlo con supporti dedicati.
La trascrizione su un’agenda, sia essa digitale oppure cartacea, delle attività lavorative da eseguire può aiutare notevolmente nel gestire le mansioni da terminare e le pause per il relax.
Negli ultimi anni le aziende più innovative inseriscono nel loro sistema virtualizzato per lo smart working dei software capaci di limitare le interazioni con altre piattaforme. Uno dei problemi più ricorrenti per il lavoro da casa risiede nelle distrazioni date dai social network; tali piattaforme possono essere bloccate, o quantomeno limitate, utilizzando dei software specifici, consentendo ai dipendenti di essere molto più produttivi, evitando distrazioni in alcuni casi superflue.
L’iter quotidiano: le buone abitudini
La possibilità di scegliere gli orari per lavorare da casa, sebbene sia una condizione di enorme vantaggio, può indurre i dipendenti a una pigrizia cronica. Affinché si possa evitare un disequilibrio tra la canonica vita lavorativa e quella in remoto, è indispensabile preparare la giornata come se ci si dovesse recare in ufficio.
La capacità di gestire i propri orari deve essere un beneficio che non intacchi il corretto ciclo di veglia e sonno, tale condizione porterebbe a una produttività limitata e spesso non salutare per i dipendenti.
Servizi performanti: Elle di Ufficio
Il cambiamento nel modo di lavorare passa anche per l’utilizzo di servizi dedicati allo smart working e produttività. Abbiamo evidenziato più volte come si possano implementare tecnologie dedicate per incrementare la produttività in un contesto privato oppure aziendale.
Sebbene i servizi digitali siano molti, il parametro di scelta su cui basarsi non può prescindere dalla qualità della piattaforma di riferimento. Elle di Ufficio nasce per garantire ai propri utenti soluzioni varie e utili per lo smart working, implementando sistemi digitali oppure fisici per i lavori professionali.
Spesso ci si dimentica quanto sia importante creare un’infrastruttura efficiente per gestire al meglio il proprio impianto lavorativo. Servirsi di una piattaforma esperta, volta alle evoluzioni tecnologiche, può aiutare aziende e privati che cercano soluzioni veloci e personalizzate in base all’investimento aziendale programmato.
Gl strumenti necessari per la delocalizzazione del lavoratore e l’aumento della produttività di Elle di Ufficio
Rivoluziona il tuo modo di lavorare con l’innovativo approccio Smart Working! Lascia alle spalle il vecchio concetto di ufficio fisico e abbraccia un modello basato su spazi condivisi, che non solo aumenta la flessibilità, ma migliora anche le prestazioni dei tuoi team remoti.
Elle di Ufficio è al tuo fianco in questa trasformazione, fornendoti una serie di strumenti essenziali per un ufficio più intelligente e produttivo:
- Un sistema di File Storage per la condivisione di documenti e file di diverse dimensioni in modo sicuro e veloce.
- Un servizio di Calendar per la condivisione e l’organizzazione degli impegni ordinari fra membri del team, migliorando la pianificazione e l’efficienza.
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