Se ce lo avessero detto anche solo un paio di anni fa, con buona probabilità non avremmo prestato la dovuta attenzione e soprattutto non ci avremmo creduto. E invece oggi organizzare riunioni online o meeting aziendali è all’ordine del giorno.
Certo, non possiamo negare che la diffusione della pandemia da coronavirus ha dato una bella spinta in questa direzione. Cambiamento che altrimenti sarebbe sì arrivato ma forse qualche anno più in là.
Sta di fatto che tanto le aziende ritrovatesi all’improvviso in smart working, quanto i fornitori dei sistemi digitali necessari a organizzare riunioni online o meeting aziendali, hanno concordato nel collaborare all’unisono per fornire da una parte e utilizzare dall’altra sistemi di videoconferenza professionali in smart working sempre più performanti, veloci, affidabili e sicuri.
È a questi che vogliamo dedicare il seguente approfondimento.
Sommario:
Sistemi di videoconferenza professionali e smart working: anche le riunioni sono online
La videoconferenza professionale: cos’è, vantaggi e svantaggi
Sistemi di videoconferenza e riunioni online: le fasi di sviluppo
I sistemi di videoconferenza professionali per lo smart working di Elle di Ufficio
La videoconferenza professionale: cos’è, vantaggi e svantaggi
Basta dire “videoconferenza professionale” che nelle mente di ciascuno si staglia l’immagine delle riunioni online.
Un’immagine, questa, che prevede più persone, tendenzialmente appartenenti allo stesso gruppo di lavoro e cooperative su uno stesso compito professionale, collegate simulatamente alla stessa piattaforma online che offre un sistema audio e video pensato e predisposto proprio per organizzare riunioni online o meeting aziendali.
La definizione formale di videoconferenza non è poi così lontana dalla descrizione appena fornita: è la trasmissione sincronica di audio e video tramite internet grazie alla quale due o più persone comunicano in tempo reale. Tale trasmissione si realizza grazie all’uso di uno specifico sistema di comunicazione o software, basato su browser o installato in locale.
Quali vantaggi, e anche svantaggi, portano con sé i sistemi di videoconferenza professionali usati in smart working?
- Da un lato le riunioni online accentrano numerosi vantaggi: risparmio sui costi e maggiore efficienza e produttività sono sicuramente i più immediati da cogliere. Per le aziende infatti la videoconferenza professionale è una più che valida alternativa alle riunioni svolte in presenza.
- Dall’altro lato però, utilizzare solo e soltanto l’online come sistema di comunicazione inasprisce le relazioni personali, oltre a richiamare l’attenzione su aspetti puramente tecnici come i fusi orari e l’installazione dell’hardware, altrimenti assenti durante le riunioni fisiche.
Ecco perché in linea generale, nonostante quella di organizzare riunioni online o meeting aziendali sia una pratica diffusa e funzionale (non solamente in periodi di crisi sanitaria), l’ideale sarebbe trovare un compromesso tra le due modalità.
Se le riunioni particolarmente lunghe o incentrate su questioni spinose andrebbero affrontate di persona, i meeting di aggiornamento del team potrebbero invece tranquillamente trasformarsi di prassi in riunioni online.
Sistemi di videoconferenza e riunioni online: le fasi di sviluppo
Sappiamo già che per organizzare meeting aziendali di successo è importante seguire alcune regole base indispensabili per garantire la corretta funzionalità del sistema nonché la sua sicurezza.
Oltre al corretto funzionamento della tecnologia dei sistemi di videoconferenza in sé, durante una riunione virtuale intervengono tanti altri fattori di tipo organizzativo a cui sia l’organizzatore sia i partecipanti alla videoconferenza dovrebbero prestare attenzione affinché tutto fili liscio.
In linea generale, possiamo suddividere una videoconferenza professionale in 3 fasi:
- preparazione: comprende le impostazioni iniziali come il settaggio della qualità audio e della qualità video e i test di prova, anche sull’idoneità ambientale e logistica delle sale conferenze o degli uffici, aspetto questo che con lo smart working ha acquisito maggiore importanza
- esecuzione, prevede il monitoraggio delle fonti di disturbo, soprattutto in riferimento ancora una volta alla qualità audio e video delle sale conferenze
- revisione, è la fase conclusiva della riunione virtuale, che può anche sfruttare la possibilità di registrare la videoconferenza sotto forma di file video da condividere con tutti i partecipanti
Insomma, i sistemi di videoconferenza professionali per lo smart working sono sì un supporto alla gestione del flusso lavorativo quotidiano ma vanno utilizzati con parsimonia e con consapevolezza anche tecnica.
I sistemi di videoconferenza professionali per lo smart working di Elle di Ufficio
In un particolare momento storico come l’attuale che vede i sistemi di videoconferenza essere sempre più richiesti dalla maggior parte delle aziende, restare al passo con l’innovazione tecnologica è un diktat imprescindibile per i fornitori di tecnologie digitali.
Per questo motivo, noi di Elle di Ufficio ci impegniamo ogni giorno per offrire ai nostri clienti soluzioni affidabili e smart, da utilizzare in totale sicurezza anche in occasione dello smart working.
Le nostre soluzioni di videoconferenza professionali per lo smart working si orientano proprio lungo questa direzione:
- garantire soluzioni efficienti e flessibili, per ottimizzare la necessità di organizzare riunioni online e meeting aziendali
- abbracciare le innovazioni tecnologiche, per offrire una sempre migliore performance del sistema di comunicazione e della qualità audio e video offerta
Condividere facilmente presentazioni, documenti o il proprio desktop durante le riunioni online, ottimizzare costi e tempi abbattendo la necessità di spostamento, utilizzare uno strumento comune per le sale conferenze e gli utenti collegati online, inclusa la possibilità di invitare partecipanti esterni al team: sono questi gli obiettivi quotidiani che noi di Elle di Ufficio ci impegniamo a perseguire con i nostri sistemi di videoconferenza professionali per lo smart working.
Oltre questi, essendo professionisti di tutto ciò che ruota attorno al lavoro agile e da remoto, in Elle di Ufficio proponiamo anche:
- servizi cloud per smart working
- progettazione dell’infrastruttura di rete
- organizzazione dell’infrastruttura desktop virtuale (VDI)
Tante anzi tantissime soluzioni per far fronte a tutte le tue esigenze professionali, anche quando si parla di sistemi di videoconferenza professionali per lo smart working: ecco cosa troverai in Elle di Ufficio. Chiamaci per saperne di più.