Lavorare in smart working, con il proprio team dislocato in zone della città diverse o, addirittura, in città differenti, significa anche saper sfruttare tutte le tecnologie di software e condivisione file a cui abbiamo accesso tramite mezzo internet.
Al fine di generare un semplice database di file o l’invio di materiale da remoto, infatti, esistono tantissimi software e piattaforme di condivisione file a disposizione, in grado di: trasmettere file, archiviarli o modificarli in real time con più persone.
Così, se bisogna lavorare con un cliente, mostrargli in anteprima documenti o file di dimensioni variabili, creare un database utile sia ai collaboratori che all’utente finale, sarà facile accedere da qualsiasi posizione ai progetti digitali.
Basterà sfruttare una linea internet e un device. Ovviamente, stando ben attenti a condividere solo il proprio materiale, per il quale predisponiamo i diritti di utilizzo.
Ma come condividere file con altri utenti in maniera facile e veloce? Quali sono le piattaforme di condivisione file? Come condividere file in rete? E se si ha bisogno di un mezzo per la condivisione di file pesanti che una mail non potrebbe supportare?
In questo nuovo articolo di Elle di Ufficio dedicato allo Smart Working, scopriamo quali sono le piattaforme di condivisione file e quali software condivisione documenti sono più performanti in base alle proprie esigenze.
Come condividere file in rete con altri utenti?
Vi sono tantissimi strumenti per smarcare la scelta tra software e condivisione file tramite piattaforme dedicate. In base alle proprie esigenze, infatti, si possono scegliere tra gli strumenti offerti da google o, anche, le piattaforme per organizzare il lavoro in team con file sharing annesso.
Prima di tutto bisogna stabilire qual è lo scopo per cui dobbiamo condividere un file. Abbiamo bisogno di feedback da parte del cliente? Dobbiamo lavorare in team? Abbiamo bisogno di generare un database che possiamo aprire da qualunque device e postazione?
Tanti i fattori da guardare, come anche il target che dovrà utilizzare i software scelti, per cui nella maggior parte dei casi è preferibile scegliere le versioni più intuitive.
Un primo consiglio per il file sharing è, senza dubbio, google drive. Gratuito entro un certo limite di gigabyte, facile da utilizzare e accessibile tramite indirizzo email, le possibilità di google drive sono veramente tante. Oltre a essere di facile utilizzo, esso mette a disposizione le versioni online del pacchetto office, con opzione di condivisione, salvataggio automatico e possibilità di modifica in real time da più device differenti.
Inoltre, si possono programmare, tramite calendar, gli appuntamenti con meet o archiviare i file in drive, suddividendo per cartelle e permessi specifici solo a determinati utenti.
Poi, ancora, per la condivisione file pesanti vi è il più noto WeTransfer.
Questa piattaforma agevola nell’invio di file di grandi dimensioni, conoscendo solo la mail del destinatario. Il file, poi, verrà cancellato dai server dopo un tempo limitato, garantendo la privacy del prodotto inviato.
Piattaforme di condivisione: software condivisione file tra smartphone e pc
Altro punto importante se si parla di piattaforme di condivisione file e lavoro è, senza dubbio, quello dei software dedicati alla gestione del proprio lavoro. Questi consentono, oltre alla schedulazione di appuntamenti e obiettivi di lavoro, anche di scambiare file per revisioni e archiviazione.
Questi software condivisione file tra smartphone e pc, o altri device, consentono di facilitare il lavoro in team e lavorare in maniera più fluida.
Alcuni esempi sono:
- Asana
- Basecamp
- Trello
- Slack
In base alle esigenze, si potrà scegliere il software migliore per il proprio team. Ovviamente, molti sono a pagamento, quindi si consiglia magari di provare il periodo trial prima di decidere a quale abbonarsi. Queste piattaforme permettono, oltre che organizzare il lavoro, anche il file sharing.
I costi sono variabili, in base alle esigenze e ai pacchetti proposti dalle varie aziende. Solitamente vengono proposti tre pacchetti base, ma in base alla piattaforma e ai servizi offerti customizzabili, le variabili di prezzo sono molteplici.
Prima di scegliere uno di questi servizi, è sempre bene informarsi su:
- Privacy applicata ai file condivisi e diritti d’autore;
- Sistema di backup;
- Dimensioni archivio;
- Tipo di file che è possibile condividere;
- Numero di utenti che possono accedere al servizio.
Seguendo, almeno, queste basilari indicazioni ci si può orientare meglio su ciò che sono le tue esigenze e il software che risponde a esse.
Quindi, se si vuole condividere un file in un ambiente professionale, sicuramente la scelta più accurata include l’utilizzo di un software a pagamento.
Se si vuole condividere del materiale digitale per sé stessi o per amici, anche dei semplici software gratuiti andranno bene.
Software e piattaforme di condivisione file, i consigli del team di Elle di Ufficio
Elle di Ufficio, grazie al team che si occupa del workplace per aziende smart, ti può aiutare nell’organizzazione dello smart working per la tua azienda.
In ottemperanza alle normative vigenti e ascoltando i tuoi obiettivi di business, infatti, Elle di Ufficio saprà supportarti in tutte le fasi che porteranno a una gestione da remoto del lavoro semplice ed efficace.
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